☞ 간략한 출장 일정 및 수행자 확정(파악) ☞ 항공권 예약 (항공기를 예약할 때에는 우선 목적지 도착 가능한 항공사와 Flight No.항공사별 출발,도착시간, non-stop과 transit여부, 상사의 선호도를 고려하여 항공사 선정및 좌석(window seat or aisle seat), 클래스를 선정해야 합니다)
대한항공 스케줄 조회 ☎ :1588-2001
아시아나 스케줄 조회 ☎ :1588-8000
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한국 공항 정보
☞ 숙소 예약 출장시 방문장소와 공항과의 거리 등과 상사의 선호도를 감안하여 예약해야 합니다.
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☞ 여권 및 비자 발급
- 현지에 연락하여 면담 및 필요업무 협조 요청 - 현지기후 및 필요복장 확인 - 출장일정표 작성 : 출장일정표(itinerary)는 출장기간중의 일정을 한눈에 볼수 있도록 작성하고, 전체일정을 볼 수 있는 전체일정표와 상사가 휴대할 수 있는 포켓용을 같이 준비하면 좋습니다.
※ 일정표에 들어가야 하는 사항 - 출발/귀국일시,교통편(시간,공항,역,연결편,소요시간) - 방문처 및 면담자, 숙박장소 및 연락처, 수행자, 비상연락망 - 식사장소 및 인원(주최자 및 참석자),기타
- 출장품의서 작성 - 출장일정에 근거한 품의서를 작성하고 결재받음 - 출장자료 준비 - 방문처 현황 ,면담자 인적사항, 행사계획 등 상세자료 준비 - 선물준비 : 과거지급품과 중복되지 않도록 하고 너무 고가의 것은 실례가 되므로 주의해야 합니다.
※ 출장이 확정되면 여권과 비자의 만료일이 지나지 않았는지 즉시 확인하고 발급을 받아야 할 경우 즉시 필요한 서류를 준비하여 발급받도록 해야겠죠? -여권 발급에 대한 모든 정보 -비자발급에 대한 모든 정보
[출장 전일 체크사항]
- 출장일정 재점검 - 현지 도착시간 및 출장자 재통보, 영접준비 확인 - 경비가불 및 환전 - 항공권 발권 및 확인, 출입국카드 작성 - 비상연락망 재확인 (현지 연락처 및 출장시 국내연락처)
[출장 중 비서업무]
- 각종 서신 접수대장 만들어 관련사항 기록 - 전화수신상황 기록 - 내방객리스트 작성 - 긴급한 사항인 경우 숙소의 fax를 이용하여 자료 전송
[출장 후 업무]
- 출장 보고서 작성 - 경비 정리 - 출장 중 면담자들에 대한 감사카드 or 서신발송 - 출장 중 회의 및 기타 자료 filing
자료실
